郵件管理超簡單(7-4)

「四個策略加上四個工具……，很好。」哈洛強調地說，「可是，什麼是下個星期會議的內容？什麼叫做ＣＯＴＡ？」

「你剛剛提到，你找不到資料？」

「對。」

「如果你可以做好檔案整理，找到你所有的電子郵件、資料，而且是一下子就可以找到，你覺得如何？」

「那就像是奇蹟發生了！」哈洛輕輕地回答。

「我不敢保證可以給你奇蹟，但是我見過這種叫做ＣＯＴＡ的有系統化組織技巧，使用過的人都得到相當滿意的結果。所謂的ＣＯＴＡ指的就是一種簡單、輕便而且有效率的檔案管理方法。當我教你ＣＯＴＡ的方法後，我們會給你一個星期的時間，讓你把四個策略用在實際的工作上。在那個星期，你可以隨時來問我任何問題，或是給我任何回饋，這樣好不好？」

哈洛想了一下，「到目前為止，這看起來是個可行的計畫。」

「我們會在進行到三分之一及最後總複習的時候，開個會，檢視看看你做得怎樣。我們可以調整一下你從郵件管理中新發現的方法與技巧，並且回答所有你想不通的問題。」

哈洛往前靠了些說：「這像不像是連續攻擊，先掌控電子郵件的內容，然後我們使用ＣＯＴＡ這個東西來組織我所有的資料？」

我點點頭，「我們已經發現，在電子郵件效率和你所使用的儲存方式之間，有相當強大的連結關係。」

「是怎樣的連結關係？」

「這裡有一些例子可以說明：

⊙減少電子郵件的數量，代表著你得儲存的電子郵件也就跟著變少。

⊙修改電子郵件的主旨，可以讓你整理電子郵件時更容易些。

⊙一個高效率的資料夾管理系統，可以快速地整理電子郵件與資料，並且減少你收信匣的負荷。

⊙當你可以快速找到你的資料時，也可以更容易地回覆你的郵件。

⊙在時間上也有關聯。整個來說，電子郵件和資料的儲存工作占一個專業人士一天工作時間的四○％

，如果這兩項工作效率可以提高的話，整體工作效率就可以往前跨越一大步。@ 待續…

摘自 《超簡單電子郵件管理》 商周出版社 提供

(http://www.dajiyuan.com)