COURTEOUS（谦恭）＞ make sure the letter is written in a sincere and polite tone.
写信时要多从对方的立场考量，而非仅从自身想法出发，语气上将可更尊重对方。措词要有礼且谦恭，及时地回信也是礼貌的表现。
例句
○ We have received your letter of 26 July with many thanks.
（我们很感谢收到您于7月26日寄出的信函。）
○ It’s our great pleasure to send you our latest catalog.
（能寄给贵公司最新型录是本公司最大的荣幸。）
○ You will be particularly interested in a special offer on page 2 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 26 July.
（您将特别对附上的最新型录中第二页的特别优惠有兴趣，该型录是您于7月26日的来函中索取的。）
○ You earn 3% discount when you pay cash, and we will send you the brochure next month.
（当您付现时，可享九七折折扣。我们将于下个月寄目录给您。）
X We allow 3% discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.
（我们允许客户付现时享九七折，我们无法于本月寄目录给你。）
CORRECT（正确） ＞ avoid any mistake in grammar, punctuation mark or spelling.
应避免犯任何文法、标点符号以及拼字上的错误。为有效杜绝拼字错误，可以利用word所提供的“拼字检查”作全面的核对。
（1）避免用词错误
X As to the steamers sailing from Kaohsiung to San Francisco, we have bimonthly direct services.
此处bimonthly用法会产生歧义：可以是twice a month（一个月两次）或者every two months（两个月一次），建议改写为：
○ 1. We have two direct sailings every month from Kaohsiung to San Francisco.
（每个月从高雄到旧金山有两次直航班。）
○ 2. We have semimonthly direct sailing from Kaohsiung to San Francisco.
（每半个月从高雄到旧金山有一次直航班。）
（2）注意词语所放的位置
1. We will be able to supply 6 cases of the item only.
（我们将只能够供应六箱商品。）（可能有多项商品。）
2. We will be able to supply 6 cases only of the item.
（我们将只能够供应该项商品六箱。）（只有一项商品。）
（3）注意句子的结构
1. We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.（我们昨日已将你于5月20日寄出的航空信件中所要求的5个样品寄出。）
2. We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. （我们已将你于5月20日信件中所要求的5个样品以空运寄出。）
摘自五南文化事业机构出版《商用英文：最佳商务往来沟通艺术》
(http://www.dajiyuan.com)
