邮件管理超简单(7-3)

哈洛沮丧地举起他的爪子说：“你是个专家。我该怎么做才能从滚轮上下来呢？”

“你要回击，哈洛。用比较好的工作方式！”

“没错啊，”他对着我说：“可是，我上过一些时间管理的课程，没有用啊！”

“哈洛，这不是什么时间管理的问题，这是资料管理的问题。”

“是吗？”

“对，没错。太多电子邮件和资料涌进你的生活了。不要搞错了！电子邮件是个很惊人的通信工具，可是太多人利用这个方式在工作，结果，大家都被这些随时都会来的资料巨浪给搞得头昏脑胀。”

“所以，我该怎么办才好？”哈洛问，声音听起来有些沮丧。

“加入这场邮件革命！”

“嗯？”哈洛脸露惊讶地问：“要革什么命？”

“要革‘资讯爆炸’的命。”我说，“这就是你的敌人。太多没价值的资讯把你的世界搞得一团糟。当你快要被这样的资讯给淹死的时候，你哪有能力展现你真正的潜力呢？这场邮件革命是一种策略计划，可以帮助你克服资讯爆炸的问题，而且一次到位，永绝后患。有没有兴趣继续听下去呢？”

“当然，”哈洛说。看起来既有兴趣，却也忧心忡忡。

我交给哈洛一张纸，上面画一个表格。“这是我们的行程表”。

邮件革命计划

第一周（今天开始）：了解你的电子信箱内容（九十分钟）

策略1：降低电子邮件数量 策略2：提高电子邮件品质 策略3：教导别人如何寄信

第二周：了解你的资料处理策略（六十分钟）

策略4：以ＣＯＴＡ将资料档案化，并快速找出档案

第三周：总复习会议（三十分钟）

哈洛读着这个行程表，似乎很满意地说：“我要在三个小时内完成这些事情，因为我没有太多的时间可以花在这件事情上面。”

我点点头说：“今天，我们先聚焦在你所有电子邮件的内容，让它们更有效率些。这可以让你更轻松些，而且更有效率。好不好？”

“如果我真的可以做到的话，那真是太棒了！”哈洛谨慎地回答。

“不要担心，我们今天的工作是要找出那些数量不多，但是具有重要关键的电子邮件。另外，你不用写下任何东西，因为每一个策略都可以用一个很简易的工具来整理的。”@待续…

摘自 《超简单电子邮件管理》 商周出版社 提供

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