日程表應該使用電腦管理。在電腦上做管理的日程表，以及在記事本上用手寫下的日程表，是兩種極為相似卻截然不同的管理方式。前者與其說是日程表，不如想像是相似於項目管理的一個活用方式。
商業學校的項目管理課程裡，能學到微軟「項目管理」的使用方式。商業學校特別開設的「項目管理」課程中，電腦是不可或缺的工具。
而最大的原因就在於預定事項經常改變，例如昨天預定的工作改到今天完成，經常有更改一大堆行程這樣的骨牌效應發生。遇到這種情況時，光靠紙本日程表是無法應付的，而這也是以電腦來做日程表管理的優點所在。
第二個優點就是日程表的表現方式非常自由。就算在紙本日程表寫下今天的預定事項，但卻不能自動轉載到一星期、一個月的日程表上。事務繁忙的時候，只會記得更新一天的日程表（或是一星期的日程表），無法以長期的觀點來管理。
就這一點來看，以電腦來管理日程表，只要稍微更改列印方式，就可以印刷出一天、一星期或是一個月份等各種不同型式的日程表。
第三個優點就是能同時記載複數事項在日程表上。假設你有一位部下，你會在自己的日程表同時記載部下的行程嗎？照理說應該是不會才對，但只要使用電腦就可以同時管理。電腦的日程表軟體可以在同時間記錄好幾個預定事項，因此很容易就能同時管理四、五人的日程表。
管理部下的第一步就是掌握他們的行程，雖然現在有許多公司會用群體資源共用軟體，但大多數人似乎都還是沒有好好利用管理個人的日程表。問題其實在於事務繁忙時無法適時作記錄這一點上。所以與其一直口頭詢問部下行程，再記錄下來，不如下定決心在自己的日程表軟體上同時記載部下的日程表事項吧！
以下就來介紹幾個活用電腦日程表軟體的管理技巧。@
摘 自 《創意工作祕技》 商周出版社 提供(http://www.dajiyuan.com)
