張雪梅閻小同律師事務所專欄

僱主須知:I-9表格更新

張雪梅律師

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I-9表格是僱主審核僱員身份和工作資格的表格,從1986年11月6日之後所有僱主在美國僱用新的僱員時都必須使用I-9表格對新僱員的身份和工作資格進行審核,無論此新僱員是美國公民、綠卡或在美國的外國人,僱主都必須通過I-9表格的填寫和審核來滿足這一法律要求。移民局曾多次發佈有關I-9表格更新和使用的消息和常見問題問答,移民局還於2011年5月13日在移民局的網址www.uscis.gov 啟動網上I-9資源中心,專門用來幫助僱主和僱員使用I-9表格來核實僱員的工作許可情況。移民局於2013年3月8日又發佈最新消息,宣佈對I-9表格進行進一步修改並且隨即公佈了更新的僱主手冊幫助僱主正確填寫I-9表格和解答和I-9表格有關的常見問題。以下我將對移民局在2013年3月8日對I-9表格所做的最新修改的部份主要內容向大家做一個簡單介紹,供讀者參考。

  I-9表格分為三個部份,第一部份是僱主在聘用員工時收集僱員個人信息及僱員向僱主表明其是否為美國公民、綠卡或有工作許可的外國人等,同時新僱員必須出示證明其身份和工作許可的文件。第二部份是僱主在聘用員工後三天之內審核員工提供的身份和工作證明文件,如果僱員受聘時間短於三天,那麼僱主必須在僱員受僱的第一天內完成此項工作。第三部份是審核僱員在一定時間後能否繼續合法工作。如果適用的話,此部份應當在第一或第二部份收集的工作許可文件到期時辦理。

  根據移民局消息,移民局於2013年3月8日對I-9表格進行了修改,增加了某些信息欄目(例如增加了僱員外國護照信息(如適用)、電話號碼和電子郵件地址),修改了I-9表格的使用說明使其更加清晰,並且修改了I-9表格的格式。修改後的I-9表格從原來的一頁擴展為兩頁(不包括表格說明和可接受的文件),並且表格右下角明確標出2013年3月8日的修改日期(Rev. 03/08/13)。

  根據移民局的說明,新的I-9表格從2013年3月8日發佈之日起生效,僱主應當立即開始使用新的I-9表格,新的I-9表格可以在移民局網站www.uscis.gov下載。但移民局同時給了兩個月的寬限期,即僱主在2013年5月7日或之前可以繼續使用舊版本的I-9表格(02/02/09 版和08/07/09版)。如果僱主不能馬上使用I-9表格的新版本,僱主可以用這兩個月的時間實現從舊I-9表格到新的I-9表格的過渡。但從2013年5月7日之後僱主必須使用2013年3月8日版本的I-9表格。如果僱主在2013年5月7日之後仍然使用舊版本的I-9表格可能會被移民局或司法部依法處罰。

  僱主應當在僱員受聘其間一直保存I-9表格。如果僱員離開公司,那麼僱主至少需要將該僱員的I-9表格從該僱員受僱日期起保存三年或從該僱員離開公司之日起保存一年(以時間長者為準)。另外,僱主還必須在移民海關執法部門(Immigration and Customs Enforcement,簡稱ICE)、勞工部或其它有關政府部門要求時提供有關I-9表格供審查。如果僱主未能妥善填寫或保存I-9表格可能會受到罰款甚至在個別情況下受到刑事處罰。

  如果現有僱員已經有妥善填寫和保存的I-9表格,僱主不需要重新填寫2013年3月8日版本的I-9表格除非需要重新審核該僱員的工作許可情況。不必要的審核可能會違反有關反歧視的法律條款。

  以上是移民局於2013年3月8日發佈的I-9有關修改的部份主要內容,供大家參考。需要瞭解進一步信息的讀者可以登陸移民局網站(www.uscis.gov)或打移民局全國客戶服務熱線電話(1-800-375-5283)或登陸移民局的I-9中心網頁(www.uscis.gov/i-9Central)。

  本文僅為有關法律信息介紹,不為本所法律意見。如需個案法律諮詢,請與張雪梅律師聯繫,電話:(770)457-5888,電子郵件:[email protected], 網址:www.zylawyers.com, 地址:Zhang & Yan Law Offices, 2971 flowers Road South, Suite 265, Atlanta, GA 30341。 ◇

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