【大紀元2013年10月27日訊】（大紀元記者孫童編譯報導）電話會議並不可怕，其實它很簡單。可是，在會議期間或電子郵件中或在別的電話會議上提到新的電話會議安排時，你仍然會感到緊張。尤其是電話會議在繁忙的下午耗費了你一個小時的寶貴時間甚至更多，會讓你感到心力交瘁。但是，通過以下一些簡單的技巧，你也可以讓電話會議變得更易於管理，甚至變得更有價值。
以下九個技巧將幫助你改善下一次電話會議的體驗：
*1、挑選位置
總部位於波士頓的人力資源主管南希•湯姆森表示，不要在辦公桌上進行電話會議，將手機設為靜音，設法控制背景噪聲。你希望傳達的信息是，你很重視本次電話會議，並充分尊重你的聽眾。
*2、保持專業態度
這到底算是一次會議，目的是要試圖向推進一個項目或完成業務指標。不要一開始就認為它是浪費時間。全球性營銷諮詢公司MSCO的CEO馬克•史蒂文斯表示，每一次電話會議，你都可以學到一些東西。「就算是最無聊的電話會議，只要我想，我仍然可以學到一些東西，並且進行一定的溝通。」
*3、不要一心二用
如果你希望其他人專注於會議，你也需要做同樣的事情。這意味著不要利用電話會議趕工或回覆電子郵件，你的注意力將轉向電子郵件並遠離電話會議。如果你實在無法抗拒誘惑，湯姆森建議你關閉電子郵件。就算文件需要發來發去，重新打開也很容易。
*4、善待別人，用你所希望被人對待的方式
你的確可能在電話會議時，忍不住朝電話另一端裡你的同事翻白眼，但是在面對面的會議時，你絕對不會這麼做。事實上，電話會議不應該有任何的不同。現在沒有甚麼舉動會被忽視，職業顧問詹妮弗•錢德勒表示，設想人們能看到你，你就能控制一些不當的行為。
*5、時間仍然很重要
格言仍然適用：如果你提前，那麼你就能夠準時；如果你準時，就遲到了。如果在電話會議開始前你有幾分鐘，利用這個時間與你的團隊進行溝通，告知你希望他們在會議中討論的話題。
*6、不要在用餐時討論
如果你留出專門的時間做一個介紹，並且很重要，需要別人留出專門的時間，那你就不應該邊吃邊講，史蒂文斯介紹。你應該很專注，尋找問題，思考拒絕的理由，並時刻準備提出新的點子。
*7、負責任地使用靜音功能
雖然正常的禮節中可能大量使用靜音功能，但那並不是每一種情況都適用。靜音，然後長時間離線與他人交談，做別的事情或乾脆置之不理是很粗魯並且不專業的表現。你永遠不知道甚麼時候你會被問及一個問題，資源管理軟件公司Precursive的CEO詹姆斯說，當然一般情況下，當你沒有說話的時候使用靜音功能，是禮貌的表現，因為這樣降低了通話中的背景噪音。
*8、不要霸佔發言權
最糟糕的電話會議是其中一位參與者嘮嘮叨叨個沒完，蓋思丁建議，這時候需要你禮貌但果斷地提醒他講重點，將觀點自信而簡潔地表達出來。
確保你意識到電話會議中還有別的參與者。如果你掌控對話，那麼需要留一點時間徵求聽眾的意見。通常，人們很樂意討論，給出反饋信息。
*9、適時結束會議
有時電話會議可以很拖拉，一不小心就超出了規定時間。為了避免這種情況的發生，不要害怕做總結陳詞來結束會議。如，我認為，本次會議可以結束了，史蒂文斯建議，雖然有人可能還會多問或澄清幾個問題。或者你乾脆就此中斷會議，這樣能節省不少的時間。
