【大紀元2024年04月24日訊】（大紀元記者陳俊村報導）相較於傳統郵件，電子郵件不用郵資，而且可以即時傳送，不受地域的限制，所以在生活步調快速的當今社會中扮演了重要角色。儘管人們經常、甚至每天使用電子郵件，但還是有可能犯了看似無害卻有損專業形象的錯誤。對此，有多位專家表達了他們的看法。
據《赫芬頓郵報》報導，儘管人們每天以電子郵件和同事溝通重要事項，但很多人無意中會曝露自己的不成熟和能力不足。
美國數位生產力教練、演說家暨顧問黛博‧李（Deb Lee）表示，當你使用電子郵件犯錯卻沒有察覺時，你會給別人不專業和不注重細節的印象。
以下是人們寫電子郵件常犯的5個錯誤：
（1）按到「回覆所有人」的按鈕
按下「回覆所有人」的按鈕，把所有同事都列入「連環信」中，讓你成為主角，這是非常不好的工作方式。
職涯策略師戈納（Ana Goehner）說，按下「回覆所有人」的按鈕是她經常看到人們會犯下的大錯。這麼做會讓你卡在「連環信」中，讓你收到一大堆「謝謝」或「收到」之類的訊息。這些不必要和不相關的訊息可能會讓你的收件夾爆滿。
李說，人們不應該「回覆所有人」，而是找出有需要被告知或負責下一個步驟的人，然後追蹤他們的進度。
戈納提到，如果你有需要讓很多人知道這封郵件的內容，你可以把收件人之外的人納入密件副本，這樣能確保每個人的隱私都獲得尊重。
（2）隨便使用表情符號
如果你在很嚴肅的電子郵件上添加大笑的表情符號，那你可能會讓同事瞠目結舌。
職涯教練克努特（Kristine Knutter）說：「當專業人士在工作中太隨便，使用不完整的句子或類似傳簡訊的表情符號時，他們經常被視為不專業。相反地，專業人士應該採用比較專業的語調，使用完整的句子，避免添加表情符號。」
在看不到肢體語言的線索之情況下，人們原本用來表示友好的表情符號可能會被視為惡意或令人厭惡。比如說，你的微笑表情符號不一定會被看成溫暖的微笑。
（3）內容有拼寫或語法錯誤
李說，拼寫和語法（文法）錯誤是讓你看起來很不專業的前兩大錯誤。當你發現自己把收件人的名字寫錯時，那真的是讓人非常擔心。
她說，為了避免這些令人尷尬的錯誤，在寄信之前務必再次確認收件人的名字和職稱。你可以大聲唸出信件內容，以便找到錯誤。「當你聽到它們時，你比較容易找到它們。」
萬一你真的把某人的名字寫錯了，你應該跟對方道歉，而且確保下次寫對。
（4）信件內容太冗長
你不會想看到同事寫的電子郵件像論文那麼長。你的同事也是一樣。最好的電子郵件應該言簡意賅，直接切入重點。
克努特說，為了讓你的信件內容清楚而且容易消化，你可以把內容分成比較短的句子和段落，而且加上點句引導號。別忘了說清楚你希望收件人如何回覆與期限。
戈納說，為了完成有效的溝通，當你知道電子郵件無法妥善溝通時，你就應該換成另一種溝通方式，例如電話。
她說：「人們喜歡以不同方式接收訊息。對某些人而言，聲音和畫面會比閱讀細節更有幫助。」
（5）在生氣時寄電子郵件
電子郵件不光是溝通的工具，它們也能記錄你的行為。這就是為什麼你不應該在生氣時寄電子郵件，因為你可能會寫下你無法回收的東西。
職涯教練根杜索（Anne Genduso）說：「藉由電子郵件苛刻批評同事是個大錯。」這麼做不但不專業，也可能引發爭端。
戈納建議說，當你生氣時，你可以去散步，讓自己冷靜下來，或是在Word文件上寫上信件內容，但不要存檔。這麼做有助於消除心中的負面感覺。
她說，寫電子郵件的通用規則是，只寫下你可以很自在地跟對方當面說的話。「不要寫你不會跟某人當面說的話。不要躲在這些訊息後面。」
責任編輯：茉莉
